M-haïti port-au-prince

Informations générales

Pays
Haïti (Port-au-Prince)

Dates de mission
Du 1er au 8 juin 2016

Coopérants
Normand Rochon, CPA, CA
Annie Durand

Objectifs de la mission

Intervention auprès de la communauté des Soeurs de la Charité de Saint-Louis, un partenaire privilégié de Terre Sans Frontières, dans les secteurs de l’éducation et de la santé. Il s’agissait de développer les compétences comptables de son personnel en charge de la comptabilité pour l’ensemble de ses établissements et implanter une charte comptable dans le but de standardiser ses activités. La communauté avait le désir de se doter d’une comptabilité informatisée, fiable et transparente.

À propos des Sœurs de la Charité de Saint-Louis

Les Sœurs de la Charité de Saint- Louis est une Congrégation religieuse internationale qui oeuvre en Haïti, à Madagascar, au Mali, au Sénégal, au Mexique mais, aussi en Amérique du Nord. Son action s’exerce principalement auprès de femmes et d’enfants de populations démunies. TSF est le partenaire principal des SCSL pour sa mission de développement en éducation et en santé.
Le diagnostic préliminaire qu’a fait Terre Sans Frontières auprès de la sœur responsable du réseau d’écoles de la communauté en Haïti, a permis d’identifier le besoin de développer chez ses responsables financiers des notions comptables de base, afin d’élever leurs compétences (actifs, passifs, produits et charges).

Journal de bord de Normand

Mercredi, 1er juin
C’est en compagnie d’Annie Durand, chargée de projets senior chez Terre Sans Frontières (TSF), que je retourne à Port-au-Prince à la Maison provinciale de Saint-Louis de Bourdon des Soeurs de la Charité de Saint-Louis (SCSL).

Les soeurs sont heureuses de nous retrouver et nous avons le sentiment de faire partie de la famille comme si nous rentrions chez nous. Sous le thème des retrouvailles, nous partageons le souper avec une trentaine de soeurs venues d’un peu partout de l’intérieur du pays pour participer à ma session. De belles aventures m’attendent.

Jeudi, 2 juin
8h15, la salle est remplie. Trente-deux paires de yeux sont dirigées vers moi. Soeurs Marie Rose et Marie Josette souhaitent la bienvenue à toutes et nous présentent. Fidèles à leur rituel, elles récitent une prière d’ouverture suivie d’un chant et de la distribution aléatoire des saintes paroles. La justesse du sort m’attribue cette phrase que je partage : « Ne crains pas, c’est moi qui te viens en aide. » Nous sommes enchantés. J’espère donc poursuivre sur la lancée de la première mission d’avril dernier qui fut couronnée d’un franc succès. Nous commençons par un survol de notre projet triennal commun. J’explique mon approche simplifiée, axée sur les résultats. Je partage l’objectif global de la session, initié par la direction SCSL lors de notre dernier passage, à savoir : sensibiliser les directrices aux bienfaits de la reddition de comptes menant ultimement à une saine gouvernance et une gestion de qualité. L’objectif est bien accueilli.

L’activité suivante, « Ma partenaire d’anniversaire », favorise l’interaction, le partage mutuel et l’installation d’un climat de confiance. Cette activité me permet de saisir les motivations des participantes quant à la gestion, la comptabilité et l’informatique.

Annie invite les apprenantes à définir leurs propres « règles du jeu » pour un déroulement optimal et respectueux de la session. Comme la direction SCSL l’avait expressément souhaité lors de la toute première mission d’avril, je ferai vivre aux soeurs de la province l’expérience d’une mini-analyse SWOT (forces, faiblesses, occasions, menaces) de leur environnement et de leur contexte de travail. Je tenterai de les amener vers l’énoncé commun et unanime d’une stratégie à adopter ; d’une part insister sur leurs points forts et profiter des occasions disponibles ; d’autre part surmonter les faiblesses pour prévenir les menaces. Je solliciterai leur engagement personnel dans le virage énoncé. Le tout en deux journées et demie.

Au préalable, Soeurs Jasmine et Josette témoignent avec enthousiasme de leur vécu d’avril dernier aux côtés des coopérants volontaires de CPASF.
Rassurées, les participantes acceptent cette nouvelle expérience inusitée et m’accordent leur confiance. Elles saisissent la pertinence d’harmoniser leurs besoins à ceux bien légitimes des bienfaiteurs, des bailleurs de fonds, des partenaires et des parties prenantes. Je suis toujours convaincu que mon approche sur mesure encouragera les soeurs dans ce virage et, à terme, pourrait assurer la pérennité de leur organisation. J’informe les participantes des nombreux bénéfices de tenir un tel rassemblement en un seul groupe, afin de ne pas entraver la rationalité et l’efficacité du processus de communication tout au long de notre démarche commune. Pour en démontrer les bienfaits, je les fais jouer au « téléphone arabe ». Je suis stupéfait car, à ma très grande surprise, elles réussissent le jeu haut la main ; du jamais vu dans toute ma carrière ! Aucunes erreurs d’articulation, de prononciation, de confusions entre des mots et des sons ; la phrase finale fut tout à fait identique à la phrase initiale. Ça augure bien pour la suite !

Dans le but de mieux connaître les participantes et orienter finement les assises de cette série de missions CPASF, je distribue un formulaire-questionnaire à compléter en soirée (mini CV, défis, difficultés et préoccupations à leur école, etc.). La chaleur, l’humidité et le bruit nous indisposent tous, mais nous tenons bon.
Après ma présentation de la matrice SWOT, on se lance dans un premier remue méninge en inventoriant les forces de la communauté religieuse. Les porte-paroles des équipes nous partagent le fruit de leurs réflexions (individuelle et groupale). Soeurs Jasmine, Marie José, Asma et Cécile m’assisteront à tour de rôle, notamment pour l’inscription sur le tableau à feuilles (flip chart).

La liste des forces est longue et plusieurs soeurs en sont surprises. Il est 14h45 et les participantes montrent des signes de fatigue en cette première journée. Je leur soumets les questions de réflexion qui leur permettront de cogiter sur les faiblesses des SCSL en soirée. À l’unanimité, la journée se termine là-dessus.
Annie invite les soeurs pour une photo de groupe le lendemain matin à 8h00 à la grotte de la vierge Marie et surtout, avant que le soleil ne soit trop ardent.

 

Vendredi, 3 juin

L’excitation d’une prise de photo s’empare de plusieurs soeurs. Nous voyons la jeune fille en elles et un sourire contagieux s’installe sur chacun de nous.

De retour au travail, les équipes se reforment. Les soeurs échangent entre elles afin d’identifier les faiblesses de la communauté. Le partage ultérieur se fait dans une grande transparence empreint de sincérité. Le même exercice se répète afin que les participantes constatent les occasions et les menaces externes à leur communauté religieuse. Je leur donne un coup de pouce de ce côté en m’identifiant moi-même comme une « opportunité externe » à SCSL.
Le moment est venu de classifier toutes les forces, les faiblesses, les occasions et les menaces afin de les prioriser. Elles devront tenir sur une feuille !

Le hasard fait bien les choses. En après-midi, alors que nous échangeons sur leurs enjeux, leurs défis et leurs attentes, arrive Catherine L’Anglais, chargée de projets TSF basée à Port-au-Prince. Catherine et Annie témoignent des requêtes grandissantes en matière de reddition de comptes. Elles informent les soeurs des exigences réelles des partenaires afin de s’assurer de la durabilité des actions de ceux-ci. Un bon complément à mon atelier.

À mon tour de leur partager une définition généralement reconnue de la comptabilité et ses cinq phases (identification, mesure, enregistrement, communication et analyse).

J’insiste sur les trois premières phases en leur mentionnant que sans leur contribution cruciale, nul, moi y compris, ne pourra produire une information de gestion fidèle et fiable, essentielle à la prise décision. Puis, je fais le lien avec leurs attentes et leurs faiblesses. La phase « enregistrement » retient davantage l’attention de quelques soeurs qui s’expriment constructivement sur celle-ci (journaliser-classer-résumer).

Les participantes sont fin prêtes pour rédiger en équipe leur stratégie à adopter afin de surmonter les faiblesses/menaces prioritaires uniquement au niveau de la dimension « Finance & administration », en s’appuyant sur leurs forces/occasions prioritaires. Malgré l’heure avancée, elles décident de poursuivre afin de mettre sur papier un énoncé commun pour tout le groupe. C’est réussi ! Il est 17h30. Nous décidons de prendre le temps de bien faire les choses en remettant au lendemain la lecture finale de la stratégie.

Grosse journée, beau travail, chaleur accablante … bonne soirée et bonne nuit.

 

Samedi, 4 juin
Elles sont coquettes les soeurs. Plusieurs d’entre elles demandent à Annie de reprendre leur photo sous un angle plus avantageux … Annie s’exécute. C’est un doux moment de plaisirs.

Dès 8h15 débute la fin de la session, déjà ! Plusieurs doivent quitter vers midi, car la route du retour sera longue. À tête reposée, une relecture de la stratégie est faite par Soeur Marie Josette. Deux fois plutôt qu’une, car je leur ai partagé mon souhait que cet énoncé soit commun, unanime, endossé, cohérent avec leur mission et signé par toutes les participantes. Une fois de plus, c’est réussi !

En réponse immédiate à un des besoins soulevés ci-avant (à l’intérieur de leur stratégie), je leur dévoile la solution développée par Karine Arsenault-Pelletier de CPASF en avril dernier : soit les journaux synoptiques (recettes et déboursés par établissement) spécialement conçus pour SCSL sur Excel. Les avantages sont exprimés et les craintes dissipées.

Un bel échange, en voici quelques commentaires : judicieux, réaliste et atteignable dans le temps, outil accessible et adapté à nos habiletés actuelles qui facilitera nos tâches et nos compilations comptables… et qui réduira nos migraines !

Tout comme cela fut réalisé à la mission précédente, pour boucler la boucle, je sollicite leur engagement personnel dans le virage désiré, dans leur stratégie. Je présente le mini exercice « Du diagnostic à l’action ». Individuellement, chacune réfléchit à sa contribution personnelle possible et écrit comment elle envisage honnêtement son engagement ou même son désengagement. La réponse est concluante, enthousiaste et totalement positive. Certaines participantes, ordinateur portable sous le bras, s’attendaient à une formation en comptabilité informatique. Déçues et sceptiques au début, elles ont finalement apprécié mon approche.

« S’engager dans le changement durable de façon active … éliminer l’anxiété, la résistance en identifiant ensemble les bienfaits du changement ».
Certaines disent vouloir appliquer cette approche pour d’autres domaines de leur quotidien, je m’en réjouis. Est-ce un renforcement de capacité ou un transfert de compétences ? Ou les deux ?

Dernière étape de cette deuxième mission pour ce groupe, il est temps d’en dresser le bilan. Évidemment, une telle mission ne serait pas complète sans recueillir leur appréciation en répondant à mon formulaire personnalisé, ni sans discuter de la suite des choses (cohortes, calendrier, logistique, etc.).

L’appréciation est tout aussi forte qu’à la session d’avril : « clarté, expertise, flexibilité, simplicité, passion, écoute, ouverture et tact, professionnalisme ; bref une pédagogie participative et vivante dans un climat de bonne humeur …c’était magnifique, j’ai hâte à la suite. Vous n’avez pas de pareil ! » En signe d’appréciation, les soeurs nous chantent en choeur et avec coeur leurs remerciements. Annie, particulièrement émue, prendra son vol de retour pour Montréal dans quelques minutes, triste de nous quitter. À la prochaine !

Pour ma part, l’après-midi me permettra de bâtir une base de données, utile à la planification des formations à venir en juillet, septembre et novembre. Il m’est agréable de prendre connaissance du contenu des différents formulaires reçus des participantes.

En ce samedi soir, c’est la « Copa America de foot (soccer) ». L’équipe d’Haïti affronte celle du Pérou. J’assiste au match télévisé en compagnie et à l’invitation des soeurs Elza, Martine, Léronima et Francile. Je ne soupçonnais pas qu’un tel enthousiasme s’emparerait de mes hôtes. Je fais réellement partie des leurs, car sans gêne, elles s’exclament haut et fort. C’est excitant. Pérou gagne 1-0.

Dimanche, 5 juin
J’assiste à la messe ouverte à la collectivité. La chapelle est pleine à craquer. Les ventilateurs ne suffisent pas à la tâche. En après-midi, relaxe, je poursuis la compilation de la base de données à mon « bureau ventilé ».

16h30, c’est le moment de me rendre à la salle de spectacle « Le Villate » à Pétionville. Soeur Elza m’invite au concours de chant du style « La Voix ». Deux élèves du collège sont finalistes parmi les douze candidats à la grande finale du Podium Écoliers 2016 – Haïti en direct ! Nous sommes logés tout juste derrière les jurys dans la ligne de mire des caméras de la télévision nationale !

 

Lundi, 6 juin
Levé à 5h. Soeur Marie Rose Boursiquot, supérieure provinciale, me convie à une mission exploratoire à leurs collèges situés à Aquin, à environ trois heures de route de Port-au-Prince. Une visite des lieux s’impose. Il s’agit du tout premier établissement des SCSL en Haïti, construit au début des années 40’s, où plus de 1 830 élèves y reçoivent une éducation de qualité. Je jette un regard à la tenue des livres.

Soeur Asma, qui connait Excel, se porte volontaire pour devenir mon cobaye à l’expérimentation du journal synoptique Excel-CPASF. Elle y compilera d’abord ses opérations de mai et juin 2016. Ainsi, si besoin est, nous apporterons les modifications nécessaires avant la formation de juillet et avant le déploiement à l’ensemble de la communauté. Soeur Asma souhaite assister les coopérants CPASF lors des prochaines formations et devenir une ressource pour toute la communauté religieuse d’Haïti, une apôtre zélée pour la cause.

Je porte une oreille attentive à ses préoccupations et défis. Je lui offre mon encadrement à distance. C’est déjà le moment de rebrousser chemin. Nous arrivons à Port-au-Prince vers 20h00. Un peu fatigués, mais le déplacement en valait vraiment la peine.

 

Mardi, 7 juin
C’est la grasse matinée jusque vers 6h00 (hi, hi). Je profite de l’occasion au petit déjeuner pour convoquer les soeurs supérieure et économe à une rencontre de travail à 10h30, le temps de finaliser ma préparation et la base de données. Ensemble nous révisons les informations que j’ai recueillies afin de planifier les prochaines formations. Je tenterai de créer des groupes le plus homogène possible tout en considérant la logistique de la chose. Nous avons une rencontre fort productive et rassurante.

L’économe sollicite mon aide et mon appui dans la compilation des activités financières 2015. Je l’épaule, de 15h00 à 19h30, dans sa compréhension des fichiers Excel en place et par la même occasion pour lui transmettre de nouvelles connaissances. Nous poursuivons le travail le lendemain matin de 8h15 à 10h45. Elle a retenu son apprentissage de la veille.

 

Mercredi, 8 juin
Tout est prévu au quart de tour par Soeur Marie Josette ! À tour de rôle, les soeurs me saluent chaleureusement. Même si elles savent que d’autres coopérants prendront la relève en juillet, elles demandent au Tout Puissant de faire en sorte que je puisse être des leurs le mois prochain. J’accueille en toute humilité de vibrants témoignages dont voici un extrait d’un mot qui en dit long : « Laissez-moi donc vous redire toute mon admiration et toute la reconnaissance que vous m’inspirez… En effet, entre animer une session et prendre le temps d’observer dans le respect et de faire les bonnes interventions, au bon moment, il y a un long chemin de compréhension, de générosité, d’ouverture et de dévouement… Je vous remercie donc d’être venu à nous sans préjugés mais avec la plus grande simplicité, la plus grande ouverture, le plus grand désir de nous voir avancer dans l’atteinte de nos objectifs… Merci pour votre patience à nous écouter et à marcher à notre rythme. Merci pour votre attention à chacune et au groupe tout entier. Merci d’être le canal par lequel passe le désir d’apprendre les techniques de la bonne gestion et de la saine gouvernance. Avec ma plus grande reconnaissance. »

Pour le pur bénéfice de leur communauté SCSL, les soeurs ont également fait preuve d’une grande ouverture en se confiant sans craintes au modeste coopérant que je suis, en direction vers leur projet structurant.

Je crois sincèrement que CPASF déploie harmonieusement ses activités coopératives auprès des SCSL et que notre nom résonne de mieux en mieux et de plus en plus fort aux oreilles des apprenantes.

La soeur économe provinciale me reconduit jusqu’à l’aéroport et même jusqu’à la porte de la douane.


Au revoir,

Normand

Please reload

merci aux partenaires
THaNKS TO ALL our PARTNERS

5, Place Ville Marie, bureau 800
Montréal (Québec) H3B 2G2
T. 514 288-3256 [2655] 

1 800 363-4688
cpasf@cpaquebec.ca