Protection des renseignements personnels

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En conformité avec la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et la Loi 25 du gouvernement du Québec, l'organisme CPA sans frontières (CPA SF) s'engage à préserver le caractère confidentiel des renseignements personnels qu'il recueille et utilise pour accomplir sa mission. Cette politique explique comment CPA SF recueille, utilise, conserve et protège les renseignements personnels dans l’exercice de ses activités.

 

Les «renseignements personnels» sont tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Le nom d’une personne physique n’est pas un renseignement personnel au sens de cette loi, sauf lorsqu’il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque sa seule mention révélerait un renseignement personnel concernant cette personne.

 

CPA SF recueille ces renseignements au cours de ses activités d'information, formation, collecte de fonds, établissement de partenariats, passation de contrats et autres activités conforme à sa mission.

 

En certaines occasions, il est possible que CPA SF recueille des renseignements qui ne peuvent identifier personnellement qui que ce soit, comme, par exemple, le type de navigateur préféré, le type de logiciel utilisé par le système d'exploitation de l’ordinateur utilisé, les périphériques installés et le domaine du site à partir duquel notre site a été consulté. Nous utilisons de tels renseignements afin de faire fonctionner et améliorer notre site Web.

 

Cette politique s’applique à toutes les pages du site Web de CPA SF et à toute l'information que s'y retrouve. Cependant, elle ne s’applique pas aux pages affichées par d’autres organisations dont CPA SF pourrait fournir le lien électronique et dont la politique sur la vie privée pourrait différer de la nôtre. En consultant le site www.cpasansfrontieres.ca vous acceptez les modalités et les conditions de cette politique.

 

Responsabilité

 

CPA SF est responsable de tous les renseignements personnels qu'il recueille, détient et administre, y compris les renseignements confiés à une tierce partie aux fins de traitement. Monsieur Mario Roy membre du conseil d'administration de CPA SF, est la personne responsable de la protection des renseignements personnels à CPA SF. Monsieur Roy pourra déléguer à d'autres employés la responsabilité de l'application au quotidien de cette politique, mais il demeure le responsable officiel de l'utilisation des renseignements personnels.

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Personnes concernées

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CPA SF s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels en sa possession. CPA SF respecte le droit à la confidentialité de ces personnes et comprend qu'elles veuillent garder le contrôle sur l'utilisation de leurs renseignements personnels.

 

Dans l’accomplissement régulier de sa mission, CPA SF peut recueillir des renseignements personnels de: 

• Membres

• Bénévoles

• Partenaires

• Coopérants volontaires

• Participants aux projets

• Donateurs

• Sympathisants

• Internautes

• Membres du personnel

• Toute autre personne en relation avec l’organisation

• Toute autre personne utilisant ses services

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Consentement

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La connaissance et le consentement de la personne concernée sont requis pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels.

 

Afin de garantir la «connaissance et le consentement», CPA SF fait des efforts raisonnables pour s'assurer que la personne concernée est informée des fins auxquelles les renseignements seront utilisés. Pour que le consentement soit significatif, les fins sont énoncées de manière à ce que la personne concernée puisse raisonnablement comprendre comment les renseignements seront utilisés ou divulgués.

 

Une personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable, en contactant le responsable de la protection de la vie privée. CPA SF informera la personne des conséquences d'un tel retrait.

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Renseignements personnels recueillis

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CPA SF recueille seulement les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de ses activités. L’information varie selon le moyen de communication utilisé et selon la relation avec l’organisme. Cela peut comprendre:

• Nom et prénom

• Date d’anniversaire (naissance, décès, mariage, autres anniversaires)

• Adresse électronique

• Adresse civique et postale

• Numéro de téléphone, de cellulaire et de télécopieur

• Langue de correspondance

• Pays de résidence

• Informations bancaires, de facturation ou de paiement (incluant les cartes de crédit)

• Renseignements nécessaires à l’inscription à un projet, une activité ou à la réception d’un service (Ex. allergies alimentaires)

 

Dans le cas des coopérants volontaires ou des partenaires: 

• Curriculum vitae

• Informations professionnelles

• Documents d’identification pertinents à leur mission

• Information nécessaire à leur admissibilité ou à leur sécurité

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Exactitude

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CPA SF s'efforce de maintenir les renseignements suffisamment actualisés, exacts et complets afin de minimiser la possibilité que des informations inappropriées ne soient utilisées pour ses activités.

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Utilisation des renseignements personnels

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CPA SF recueille et utilise les renseignements personnels uniquement avec le consentement des personnes concernées pour: 

• Solliciter et recueillir des fonds ainsi que personnaliser la communication avec ses donateurs

• Traiter les dons et l’émission des reçus fiscaux

• Lancer et gérer ses campagnes sur le Web et sur les réseaux sociaux

• Informer les donateurs, les membres et les sympathisants au sujet des activités, des événements et autres possibilités d’engagement avec CPA SF

• Inscrire votre nom à une session d'information, une activité de financement, une séance de formation ou à une activité de plaidoyer auxquels vous désirez participer

• Donner suite aux demandes que vous lui adressez

• Gérer les ententes de service avec ses fournisseurs

• Assurer la sécurité de son personnel, membres, volontaires et toute personne en relation avec CPA SF

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Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation

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Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou si la loi l'exige.

 

Les renseignements personnels seront conservés de manière sécurisée aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et aussi longtemps que la loi l’exige.

 

Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires à la réalisation des fins identifiées seront détruits, effacés ou rendus anonymes, sauf si la loi exige leur préservation.

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Mesures de protection

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Les renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité adaptées à leur sensibilité. Ces mesures de sécurité visent à prévenir la perte ou le vol, ainsi que l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés. Les méthodes de protection comprennent: 

• Des mesures physiques, par exemple des classeurs verrouillés et un accès restreint aux bureaux

• Des mesures organisationnelles, par exemple des habilitations de sécurité et la limitation de l'accès en fonction du «besoin d'en connaître»

• Des mesures technologiques, par exemple l'utilisation de mots de passe et le cryptage la formation adéquate au personnel qui les utilise

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Accès aux renseignements personnels

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CPA SF s’assure que sa politique et ses pratiques sont compréhensibles et facilement accessibles. Toutes demandes d’information ou de clarification sont les bienvenues.

 

En tout temps, une personne qui en fait la demande peut obtenir, dans un délai raisonnable, l'information sur son dossier personnel, sur l’usage qui en est fait, y inclus l'utilisation par des tiers. Il lui sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y apporter les corrections appropriées.

À ce sujet, toute personne concernée a le droit de:

• Être informée de leur existence au sein d’un fichier de renseignements personnels y accéder et d’en obtenir communication

• Les faire corriger et compléter

• Être informée d’un bris de confidentialité pouvant lui causer un préjudice

 

Toute personne concernée peut obtenir de l’information au sujet de nos politiques et pratiques ainsi que des renseignements personnels qui la concernent par la poste ou par courriel en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels dont voici les coordonnées:

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Monsieur Mario Roy

Responsable de la protection des renseignements personnels

CPA SF

1431, rue Fullum, bureau 202

Montréal, Québec, H2K 0B5

Canada

Il peut être contacté aussi à mario.roy@arihq.com ou à +1 514-238-4169.

 

Si notre réponse n’est pas satisfaisante, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec sur le site http://www.cai.gouv.qc.ca.

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Lois pertinentes

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Cette politique est régie et doit être interprétée conformément aux lois pertinentes de la province du Québec et à celles du Parlement du Canada. En cas de litige, CPA SF et vous consentez, par les présentes, à ce que seuls les tribunaux de la province du Québec aient une compétence exclusive pour entendre et trancher tout recours.